(Yksi näkemys siitä, miten ohjelman coniin voi kasata, Anne Leinonen, 22.7.2011, Jyväskylän Finnconin 2010 näkökulmasta)

Alkusuunnittelu

- Kannattaa katsoa millaisia ohjelmakarttoja edellisillä coneilla on.
- Mitkä ovat conin teemat? Miten ne voisivat näkyä ohjelmassa? Mitä uutta on ilmassa?
- Salien määrä ja niiden vetämä väkimäärä?
- Käytettävissä olevat vakiesiintyjät, paikalliset tahot joita voisi hyödyntää?
- Finncon on ennen kaikkea kirjallisuustapahtuma, joten kirjallisuus on eri formaateissaan keskiössä. Muut mediat täydentävät sitä.

Organisointi
- Yksi ohjelmavastaava, joka kokoaa kaiken ja ilmoittaa esiintyjille kaiken tarvittavan ja loppuvaiheessa kasaa muutokset & tekee ohjelmista tiedotepohjat tiedotuksen muokattavaksi
- Työryhmä auttamaan ideoinnissa, yhteydenotoissa tarvittaessa jne
- Työnjakoa voi säätää tarpeiden ja mielenkiinnon mukaan, mutta yksi vastaava on oltava.
- Ohjelmavastaavan itsensä pitää olla aktiivinen toimija, joka ideoi, rakentaa, ottaa yhteyksiä ja suostuttelee. Ohjelma ei rakennu pelkästään valmiina tulevista esityksistä.

Ohjelmien kerääminen
- Aina kannattaa aktiivisesti kysellä fandomilta, ja laittaa tiedotteet ohjelmakeräyksestä ajoissa
- Fandomilta tulee jonkin verran ehdotuksia, joita otetaan jos ovat järkeviä. Mitä pidemmälle vietyjä esityksiä, sen helpompi ottaa.
- hyvät ehdotetut ideat kannattaa itse työstää valmiiksi. Ei siis kannata lähteä siitä, että otetaan vain valmiita ohjelmia – kaikilla ei ole edes halua työstää ideaa lopulliseen muotoon. Vinkit muutenkin tärkeitä!

Esitysten kesto ja muoto

- Paneelikeskusteluja on kritisoitu siitä, että aika loppuu kesken ja puhujia liian paljon
- 45 minuuttia on paneelikeskustelulle usein liian pieni aika, 1,5 h ohjelmaslotti tarjoaa keskusteluaikaa 1 h 15 minuuttia.
- kannattaa myös miettiä kaikkia muita vaihtoehtoja: yhden ihmisen pitämä luento, kahden hengen keskustelu/haastattelu/väittely, yhden hengen reading, työpajat, miitit jne eli variaatiota.

Teemoittaminen
- Tavallista conin kävijää helpottaa, kun ohjelmaa tehdessä on numerot teemoitettu. Esim. kirjallisuusohjelma, kirjoittajaohjelma, tiedeohjelma, sarjakuvat, elokuvat, yms mediat yms.
- Jyväskylässä 2010 teemoina olivat kirjallisuus, kuva (sis. sarjakuva, elokuva, kuvataiteet), musiikki, juuret, veri (vampyyrit)

Kasaamisperiaatteita:
- Kunniavieraille riittävästi mutta kohtuullisesti ohjelmaa.
- Kunniavierailla yleensä puhe, reading, kaffeklatch ja paneeleja.
- Kunniavierasesitysten päälle ei suoraan kilpailevaa ulkomaankielistä ohjelmaa (vain jos on selkeästi niin erilainen, esim. kaffeklatchiin mahtuu niin rajallinen määrä ihmisiä, että samaan aikaan voi hyvinkin olla jokin toinen ulkomaalaisille suunnattu ohjelma.)
- Paikalle tulevia ulkomaalaisia vieraita kannattaa hyödyntää. Yleensä vanhempi fandom tietää ennakkoon ketkä ruotsalaiset ovat tulossa coniin, ja millaisia vahvuuksia heillä on.
- Tiedeohjelmaan kannattaa kysyä myös fandomin ulkopuolisia tutkijoita, jos sopivia löytyy paikkakunnalta (ja suostuvat tulemaan ilmaiseksi).

Ohjelman kasaaminen käytännössä:
- Googledocs tai vastaava conin osapuolten nähtävillä oleva formaatti, johon kirjataan idea/esiintyjät ja siirretään ohjelman varmistuessa ohjelmakarttaan
- Ohjelmavastaava sopii joko kysyvänsä itse kaikki paneelin esiintyjät, tai paneelin vetäjä kasaa ja tiedottaa nimet. Joka tapauksessa ohjelmavastaavan pitää aktiivisesti kysellä ohjelman perään, jos esiintyjä/vetäjä ei informoi nopeasti.
- Esiintyjien yhteistietoja saa edellisiltä coneilta, kannattaa rohkeasti kysellä.
- Esiintyjän yhteystiedot otetaan ylös (sähköposti ja puhelinnumero) ja laitetaan myös dokkariin muidenkin conitealaisten nähtäväksi. Myös media saattaa kysellä esiintyjien yhteystietoja.
- Huomioitava, että sama ihminen ei ole kohtuuttomasti eri ohjelmanumeroissa, ja että hänen numeronsa eivät mene päällekkäin.
- selvitettävä myös onko esiintyjä paikalla koko conin ajan vai tietyn päivän (vaikuttaa siihen mille päivälle esiintyjän voi laittaa.)
- Mitä muita ajallisia rajoituksia esiintyjällä on?
- Tietyt ohjelmat on pakko laittaa tietylle päivälle, mutta loput ovat liikkuvia ja vaihtavat paikkaa sitä mukaa kun kartta täydentyy.
- Aloittaisin kartan aikatauluttamisen kellottamalla kunniavieraiden ohjelman: se on tärkein ja se on hyvä hyväksyttää kunniavierailla hyvissä ajoin. Vähintään aikataulu & määrä, jos ei sisältöjä.
- Ohjelmista voi yrittää tehdä teemaslotteja, esim. 2-3 samateemaista juttua peräkkäin, jos mahdollista niin samoissa/vierekkäisissä saleissa.
- Muutenkin kannattaa miettiä ohjelmapolkuja ja miten pahoja päällekkäisyyksiä vältetään.
- Tilat ja esitysten sijoittaminen sopiviin tiloihin (edellisvuosien perusteella voi olla tietoa siitä, mitkä jutut ovat kansansuosikkeja. Yleensä julkistukset, kirjoituskilpailut jne pärjäävät pienissä tiloissa).

Esiintyjät
- Kysele ketkä hyviä esiintyjiä edellisvuosien pohjalta.
- Mieti mitkä numerot edellisvuosissa toistamisen arvoisia. Kaikkia ei voi eikä kannata toistaa.
- Olisiko hyvä nähdä vakiesiintyjä ihan uudessa ohjelmassa, ja uusi esiintyjä vakinumerossa?
- Mieti miten paikallisia ja uusia tahoja voisi hyödyntää.
- Onko paikallisessa yliopistossa tutkijoita, joilla mielenkiintoisia luennon aiheita? Onko uusia graduja, tutkimuksia tullut?
- Kirjailijoiden hyödyntäminen: Suomessa on entistä enemmän kirjailijoita, jotka tulevat Finnconiin mielellään pitämään kirjajulkkarit/esiintymään kun älyää pyytää. Kustantaja saattaa jopa maksaa heidän matkansa ja ostaa mainoksen ohjelmakirjaan

Perinteisiä ohjelmaideoita Finnconeissa (esim):
- kunniavierasohjelma (puhe, reading, kaffeeklatch, paneelit)
- tiedetorstai (tutkijatapaaminen)
- kirjoittajaperjantai  (kunniavieraiden On writing)
- bimbopaneeli
- definitiivinen paneeli
- avajaiset/päättäjäiset
- jokin tietovisa tms. hauskuutus
- leikkimielinen joukkuekilpailu
- miitit
- naamiaiset

Periaatteet kun pyytää esiintyjää:
- Joukossa on ensikertalaisia ja esiintymispalkkioihin tottuneita henkilöitä, joten esiintyjää pyytäessä on syytä sanoa heti tämä:
- Finncon on ilmaistapahtuma, se ei maksa palkkioita eikä matkakorvauksia (vain jos rahaa jää yli, mutta niin harvoin käy, ei kannata siis mainostaa ennakkoon)
- Finncon on tilaisuus esiintyä laajalle asiasta kiinnostuneille ja tavata toisia asiasta kiinnostuneita.
- Muista kuitata ja kiittää, suostui esiintyjä tai ei. Kerro että aikatauluihin yms palataan lähempänä conia.

Yhteistyötä tehtävä:
- tilavastaavan kanssa
- tekniikkavastaavan kanssa
- kunniavastaavan kanssa
- ohjelmakirjan tekijän kanssa (millaiset kuvaukset lehteen)
- mainosvastaavan kanssa (kirjailijoiden/kirjojen mainokset)

Kirje esiintyjälle ennen conia
- Ennen conia (esim 2-4 viikkoa aiemmin) kaikille esiintyjille laitetaan vielä kirje, jossa kerrotaan:
- mistä oman esiintymispaikan ja ajan näkee (yleensä nettisivuilta)
- missä on esiintyjän tarvitsemat fasiliteetit eli green room, missä voi rauhassa suunnitella esitystä jne
- muistutetaan, että paneelien vetäjien on syytä olla panelisteihin ennakkoon yhteydessä
- mistä saa esiintyjäbadgen
- mitä perustekniikkaa on saleissa käytössä
- mikä on esiintymisajan pituus (varttia ennen edellistä lopetettava)
- mihin voi soittaa, jos on kysyttävää tai ongelmia (myös tekniikkavastaavan yhteystiedot)
- kenelle ilmoitetaan, jos tulee este/peruuntuminen, ja painotetaan että kannattaa ilmoittaa heti kun tietää, jotta ehditään mahdollisesti hankkia korvaava esitys / tiedottaa yleisölle muutoksista
- missä dead dog on ja miten sinne pääsee
- toivotetaan tervetulleeksi

Muuta muistettavaa
- esiintyjälista nettiin
- ohjelmakuvauksien kerääminen ohjelmalehteen
- ohjelmalistauksen tekeminen ohjelmakirjaan

Ohjelmakartan loppusäätäminen
- Kun ohjelma menee verkkoon, muutama esiintyjä haluaa säätää: oma esitys oman suosikkiesityksen päällä jnpp. Tätä voi yrittää estää kysymällä ennakkoon, onko erityistoiveita ja rajoituksia. Usein esiintyjä osaa sanoa, ettei halua esiintyä su-aamuna tai kunniavieraspuheen aikana.
- Yleensä ohjelmapaikkojen vaihtaminen on todella hankalaa, ja sitä ei kannata tehdä kuin äärimmäisen pakon edessä.
- Jos ohjelmakartta on mennyt painoon, siihen tehdään muutoksia vain jos joku peruu tai on aivan pakko. Muutokset kasataan dokkariin, josta tehdään tiedote nettiin ja conpaikalle.
- Kun peruuntumisia tulee, voidaan conipaikalla etsiä paikkaava esiintyjä, jos se on mahdollista (paneelit eivät välttämättä yhtä esiintyjää kaipaa). Jos jokin luento peruuntuu, sen tilalle on usein hankala saada mitään vastaavaa. Potentiaalisia esiintyjiä saattaa silti olla tiedossa.

Jälkihoito
- Esiintyjiä kiitetään conin jälkeen yhteisellä kirjeellä (jossa voisi olla linkkejä mediaan/kuviin jos saatavilla).
- Kasataan palaute seuraavaa vuotta varten